Was ist RPA? Software-Roboter einfach erklärt – und wann KI besser passt

RPA steht für Robotic Process Automation. Gemeint ist kein Roboter aus Metall, sondern ein Programm, das am Bildschirm arbeitet wie ein Mensch: Es öffnet Anwendungen, klickt auf Schaltflächen, kopiert Werte aus einem Fenster ins andere und füllt Formulare aus.

Wie funktioniert RPA?

Ein RPA-Werkzeug zeichnet einen Ablauf auf oder lässt ihn in einem Baukasten zusammenstellen: „Öffne das Warenwirtschaftsprogramm, suche die Auftragsnummer, kopiere den Betrag, trage ihn in die Buchhaltung ein.“ Danach wiederholt der „Bot“ diesen Ablauf beliebig oft – auf Knopfdruck, nach Zeitplan oder wenn eine Datei eintrifft.

Bekannte Werkzeuge sind UiPath, Microsoft Power Automate (mit der Desktop-Variante für Windows), Automation Anywhere und Blue Prism.

Typische Einsatzfälle

• Daten zwischen zwei Programmen übertragen, die nicht miteinander sprechen.
• Massenhaft Datensätze in einem alten System anlegen oder ändern.
• Berichte aus mehreren Anwendungen zusammenstellen.
• Portale bedienen, die nur eine Weboberfläche anbieten.

Stärken und Schwächen

Stärken: RPA braucht keine Änderung an den vorhandenen Programmen. Das macht es attraktiv für ältere Systeme ohne Schnittstelle – und es lässt sich schnell ein erster Ablauf zeigen.

Schwächen: Der Roboter hängt an der Oberfläche. Wird ein Knopf verschoben, ein Feld umbenannt oder erscheint ein unerwartetes Hinweisfenster, bleibt er stehen. Wer viele Bots betreibt, verbringt deshalb einen spürbaren Teil der Zeit mit Wartung. Außerdem kann RPA nur Regeln befolgen: Eine Mail, die anders formuliert ist als erwartet, versteht es nicht.

RPA, Schnittstelle oder KI – was passt wann?

• Es gibt eine Schnittstelle (API): Dann ist die direkte Anbindung fast immer die bessere Wahl – mit Werkzeugen wie n8n oder Make oder als eigene Software. Sie ist schneller, stabiler und bricht nicht, wenn sich die Oberfläche ändert.
• Es gibt keine Schnittstelle, der Ablauf folgt festen Regeln: Hier ist RPA stark.
• Inhalte müssen verstanden werden – freie Texte, Belege, Bilder: Dann braucht es KI. Ein Sprachmodell ordnet eine Mail ein oder liest Rechnungsdaten aus; RPA oder eine Schnittstelle übernimmt danach das Eintragen.
• Der Ablauf erfordert Entscheidungen über mehrere Schritte: Hier kommen KI-Agenten ins Spiel – mit klaren Grenzen, was sie selbst entscheiden dürfen.

In der Praxis ist es selten entweder–oder. Ein guter Ablauf kombiniert: Schnittstelle, wo es eine gibt; RPA, wo es keine gibt; KI, wo etwas verstanden werden muss.

Bevor ihr einen Bot baut

Prüft zuerst, ob der Ablauf selbst sinnvoll ist – sonst automatisiert ihr Umwege. Wie das geht, steht im Ratgeber Prozesse optimieren und automatisieren. Und wenn ein Angebot für ein RPA-Projekt auf dem Tisch liegt, prüfen wir es gern in einer unabhängigen Zweitmeinung.