E-Rechnung 2027: Was Betriebe jetzt automatisieren sollten

Kurz gesagt: Wenn dein Betrieb 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz macht, musst du für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 an andere Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen ausstellen. Für alle anderen endet die Übergangsfrist Ende 2027. Empfangen können muss jeder Betrieb sie schon seit 2025. Automatisieren solltest du vor allem drei Dinge: den Rechnungsausgang, die Prüfung vor dem Versand und die Ablage im Eingang. Dafür reichen feste Regeln, KI brauchst du dabei kaum.

Stand Oktober 2026, auf Grundlage von § 14 und § 27 Absatz 38 UStG sowie der FAQ des Bundesfinanzministeriums. Das ist eine Einordnung, keine Rechts- oder Steuerberatung.

Wer muss ab wann E-Rechnungen ausstellen?

• Seit 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt.
• Ab 1. Januar 2027: Pflicht zum Ausstellen, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag. Für 2027 zählt also dein Umsatz aus 2026.
• Ab 1. Januar 2028: Pflicht für alle übrigen inländischen Unternehmen. Bis Ende 2027 dürfen sie noch Papier nutzen oder, wenn der Empfänger zustimmt, zum Beispiel ein PDF per E-Mail.
• EDI-Verfahren (direkter Datenaustausch zwischen Firmensystemen), die keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes sind, bleiben mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 erlaubt.

Nicht betroffen sind unter anderem Rechnungen an Privatkunden, Kleinbeträge bis 250 Euro brutto und Kleinunternehmer beim Ausstellen. Auch viele steuerfreie Umsätze fallen heraus. Eine Arztpraxis etwa stellt für steuerfreie Behandlungen keine E-Rechnung aus, muss aber die ihrer Lieferanten empfangen können.

Was zählt als E-Rechnung und was nicht?

Eine E-Rechnung ist eine Datei mit strukturierten Daten, die ein Programm ohne Umweg lesen kann. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland üblich sind zwei Formate:

• XRechnung: reine XML-Datei (ein maschinenlesbares Datenformat). Menschen brauchen zum Lesen ein Anzeigeprogramm, zum Beispiel den E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein PDF mit eingebetteten XML-Daten. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht aus.

Ein normales PDF per E-Mail ist dagegen nur eine „sonstige Rechnung“, auch wenn es sauber aussieht. Und bei ZUGFeRD gilt: Weichen PDF-Ansicht und XML-Daten voneinander ab, zählen die XML-Daten. Wer nur auf das PDF schaut, prüft also womöglich das Falsche.

Was sollten Betriebe jetzt automatisieren?

Die Pflicht lässt sich auch von Hand erfüllen. Der Nutzen entsteht erst, wenn die Daten ohne Abtippen durchlaufen. Diese fünf Abläufe lohnen sich in dieser Reihenfolge:

1. Rechnungsausgang aus dem bestehenden System. Das Warenwirtschafts- oder Handwerksprogramm erzeugt die E-Rechnung direkt aus dem Auftrag. Frag deinen Anbieter konkret, welches Format und welches Profil herauskommt.
2. Prüfung vor dem Versand. Eine Validierung (automatische Prüfung auf Formatfehler und unlogische Angaben) ist keine steuerliche Voraussetzung, wird vom BMF aber empfohlen. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards stellt dafür einen Open-Source-Prüfer bereit. Rechnungen mit Fehlern landen dann bei einer Person, statt beim Kunden.
3. Zentraler Eingang. Eine feste Adresse wie rechnung@deinbetrieb.de, von der aus jede Rechnung automatisch erkannt und weitergeleitet wird. So bleibt nichts in persönlichen Postfächern liegen.
4. Ablage ohne Handarbeit. Rechnungen sind umsatzsteuerlich acht Jahre aufzubewahren, bei E-Rechnungen mindestens der strukturierte Teil unversehrt im Original. Sichere deshalb die Originaldatei, nicht nur einen Ausdruck oder ein Bild davon.
5. Freigabe und Buchung. Die Felder aus der Rechnung werden mit Bestellung oder Auftrag abgeglichen. Passt alles, geht sie direkt in die Buchhaltung. Passt etwas nicht, bekommt die zuständige Person eine Aufgabe.

Die Verbindung zwischen den Programmen übernimmt oft ein Werkzeug wie n8n oder Make. Wann das reicht und wann nicht, steht im Vergleich n8n, Make oder eigene Software.

Wo es im Alltag hakt

• Dezemberleistungen: Die Übergangsregel für 2026 gilt nach dem Gesetzestext für Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt werden. Eine Dezemberleistung, die du erst im Januar 2027 abrechnest, fällt demnach nicht mehr darunter. Kläre das vor dem Jahreswechsel mit deiner Steuerberatung.
• Bauleistungen: Für die Tischlerei oder den Bauträger ist wichtig, dass im strukturierten Teil derzeit die einzelnen Gewerke mit Summen genügen. Die genaue Aufschlüsselung nach Leistungsverzeichnis kommt dann als eingebettete, lesbare Anlage dazu, auf die die Rechnung eindeutig hinweist.
• Abschlagsrechnungen: Was du vor deinem Pflichttermin als Abschlag berechnet hast, muss nicht nachträglich E-Rechnung werden. Die Schlussrechnung danach schon.
• Dauerrechnungen: Wurde vor dem 1. Januar 2027 eine Dauerrechnung als sonstige Rechnung erteilt, zum Beispiel für einen Mietvertrag mit Umsatzsteuer, musst du sie nicht ersetzen, solange sich die Angaben nicht ändern.
• Barkäufe: Auch der Materialeinkauf im Baumarkt über 250 Euro fällt unter die Regeln. Das BMF schlägt vor, zuerst einen Kassenbeleg auszustellen und ihn später durch eine E-Rechnung zu berichtigen.

Ein Bußgeld droht nicht: Eine falsche Rechnungsform ist laut BMF keine Ordnungswidrigkeit. Dein Kunde hat aber einen zivilrechtlichen Anspruch auf die E-Rechnung und kann beim Vorsteuerabzug Probleme bekommen. Der Ärger entsteht also eher im Verhältnis zu deinen Geschäftspartnern als mit dem Finanzamt.

Braucht die E-Rechnung KI?

Meistens nicht, und das ist eine gute Nachricht. Der Sinn der E-Rechnung ist ja, dass Rechnungsnummer, Betrag und Steuersatz bereits sauber als Daten vorliegen. Eine KI, die diese Felder „erkennt“, löst dann ein Problem, das es nicht mehr gibt. Eine feste Regel ist hier billiger und zuverlässiger. Den Unterschied erklären wir im Artikel KI oder Automatisierung?.

Sinnvoll kann KI an zwei Stellen bleiben: bei Belegen, die weiter als Papier oder einfaches PDF kommen, etwa von ausländischen Lieferanten oder als Kleinbetragsrechnung. Und wenn ein frei formulierter Leistungstext einer Kostenstelle zugeordnet werden soll. Beides sollte eine Person kontrollieren, bis sich die Trefferquote bewährt hat.

Wann lohnt sich eine eigene Automatisierung nicht?

Wenn du nur wenige Rechnungen im Monat schreibst und bekommst, wäre ein eigener Ablauf meist überdimensioniert. Dann reicht ein Rechnungsprogramm, das E-Rechnungen ausgibt, und ein Postfach mit einer klaren Ablageroutine. Auch wer fast nur an Privatkunden verkauft, hat beim Ausstellen wenig zu tun, muss aber weiter empfangen können.

Eigene Abläufe rechnen sich eher, wenn viele Rechnungen anfallen, mehrere Systeme beteiligt sind oder heute jemand Rechnungsdaten abtippt. Rechne das ehrlich nach: Minuten pro Rechnung mal Anzahl pro Monat, gegen Einrichtung und Wartung.

Was du jetzt tun kannst

1. Vorjahresumsatz prüfen: Liegt dein Gesamtumsatz 2026 voraussichtlich über 800.000 Euro, hast du nur noch zwei Monate.
2. Anbieter fragen: Erzeugt dein Programm XRechnung oder ZUGFeRD im zulässigen Profil?
3. Testlauf machen: Schick eine Testrechnung an einen Stammkunden oder deine Steuerberatung und lass sie prüfen.
4. Eingang festlegen: Richte eine zentrale Adresse ein und sag deinen Lieferanten Bescheid.

Wenn du unsicher bist, welche Schritte sich bei dir lohnen, findest du unseren Ansatz auf der Seite zur Automatisierung. Liegt dir schon ein Angebot vor, schauen wir es uns gern in einer unabhängigen Zweitmeinung an.