Die meisten Geschäftsführer, mit denen wir sprechen, haben dasselbe Gefühl: „Wir müssten etwas mit KI machen – aber was, und wo fangen wir an?" Die gute Nachricht: Man muss nicht alles verstehen, um anzufangen. Man muss nur an der richtigen Stelle anfangen.
Schritt 1: Die Arbeit finden, nicht die Technik
Stell deinem Team eine einzige Frage: Welche Aufgabe kostet euch jede Woche am meisten Zeit und macht am wenigsten Freude? Die Antworten sind fast immer dieselben: dieselben Anrufe, dieselben E-Mails, Daten abtippen, Belege sortieren, Angebote schreiben.
Gute Kandidaten erkennst du an drei Merkmalen:
- Die Aufgabe kommt häufig vor.
- Sie folgt erkennbaren Regeln, auch wenn die nirgends aufgeschrieben sind.
- Die nötigen Informationen liegen in einem System – E-Mail, Warenwirtschaft, Kalender, Ordner.
Mehr dazu im Artikel Der Geschirrspüler für dein Business.
Schritt 2: Verstehen, was KI heute realistisch kann
- Telefon & Kundenservice: Standardanliegen erledigen, den Rest übergeben – KI-Telefonagent
- Fragen zu eigenen Unterlagen: Antworten mit Quellenangabe – Aurora
- Daten übertragen & prüfen: Systeme verbinden, Fehler melden – LogBuster
- Bilder & Kameras: Zählen, erkennen, prüfen – Computer Vision
- Texte & Inhalte: Entwürfe für Angebote, Beiträge, Beschreibungen – KI-Produktfotografie
Was KI nicht gut kann: Verantwortung übernehmen. Entscheidungen mit Folgen – Kulanz, Kündigung, rechtliche Einschätzung – bleiben bei Menschen.
Schritt 3: Klein anfangen, aber richtig
Der häufigste Fehler ist ein zu großer erster Schritt. Besser: ein Ablauf, ein Team, vier bis sechs Wochen. Vorher legst du fest, woran du Erfolg misst – etwa „weniger verpasste Anrufe" oder „Stunden pro Woche für Belege".
Mit ChatGPT & Co. auszuprobieren ist ein guter Anfang, um ein Gefühl zu bekommen. Für echte Entlastung braucht es meist mehr: die Anbindung an eure Systeme und klare Regeln, was die KI darf.
Schritt 4: Datenschutz und Pflichten klären
- Datenschutz: Welche Daten fließen wohin? Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung? Läuft die Verarbeitung in der EU?
- KI-Kompetenz: Seit Februar 2025 verlangt die EU-KI-Verordnung, dass Unternehmen, die KI einsetzen, die KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden fördern. Was das praktisch heißt, steht im Artikel KI-Kompetenz-Pflicht.
- Transparenz: Wer mit einer KI spricht, sollte das wissen.
Schritt 5: Förderung prüfen – vor dem Auftrag
Viele Programme fördern Beratung und Umsetzung von Digitalisierungsprojekten – aber nur, wenn der Antrag vor dem Auftrag gestellt wird. Einen Überblick für Brandenburg gibt der Artikel Förderung für KI und Digitalisierung in Brandenburg.
Was kostet der Einstieg?
Ehrlich: Das hängt vom Fall ab. Ein erster automatisierter Ablauf ist oft in wenigen Tagen umgesetzt, ein angebundener KI-Assistent braucht Wochen. Wichtiger als die Summe ist die Rechnung dahinter: Was kostet die Aufgabe heute – in Stunden, in Fehlern, in verlorenen Kunden?
Die häufigsten Fehler
- Mit dem Werkzeug anfangen statt mit dem Problem.
- Alles auf einmal wollen.
- Niemanden verantwortlich machen – jede Automatisierung braucht eine Person, die Bescheid bekommt, wenn etwas hakt.
- Ein Angebot unterschreiben, das man nicht versteht – genau dafür gibt es unsere unabhängige Zweitmeinung.
Wenn du nicht weißt, wo du anfangen sollst, ist das kein Problem. Genau dafür ist unser kostenloses Erstgespräch da – und manchmal lautet die ehrliche Antwort: „Hier lohnt sich KI noch nicht."
Häufige Fragen
Wie führt man KI im Unternehmen ein?
Am besten in fünf Schritten: die zeitraubendste wiederkehrende Aufgabe finden, realistisch prüfen, was KI dafür kann, mit einem kleinen messbaren Pilot starten, Datenschutz und KI-Kompetenz klären und vor dem Auftrag Fördermöglichkeiten prüfen.
Reicht ChatGPT für mein Unternehmen?
Zum Ausprobieren und für Texte ja. Für echte Entlastung braucht KI meist Zugriff auf eure Systeme – Kalender, Warenwirtschaft, Dokumente – und klare Regeln. Außerdem sollten Datenschutz und Vertragsgrundlagen geklärt sein, bevor Kundendaten eingegeben werden.
Was kostet die Einführung von KI im Mittelstand?
Ein erster automatisierter Ablauf ist oft in wenigen Tagen umgesetzt, ein an eure Systeme angebundener KI-Assistent braucht einige Wochen. Entscheidend ist die Gegenrechnung: was die Aufgabe heute an Zeit und Fehlern kostet.
Welche KI-Anwendungen eignen sich für kleine Unternehmen?
Vor allem häufige, regelbasierte Aufgaben: Telefon- und E-Mail-Anfragen, Terminvergabe, Belege erfassen, Angebote vorbereiten, Daten zwischen Systemen übertragen und Inhalte für Website und Social Media.
Über 20 Jahre Marketing und E-Commerce: Sony Europe (Club Vaio, Sony Style), Product Marketing für LUMIX bei Panasonic, General Manager Marketing bei Teufel/Raumfeld, Mitgründer von CUMO und DealBird. Seit 2024 baut er mit TeamMaid KI-Lösungen für den Mittelstand – von der Strategie bis zu eigenen Produkten wie LogBuster und Omnibooker.
